Gebruikershandleiding

Snel starten (nieuw bedrijf)

De eerste keer inrichten gaat in deze volgorde — elke stap bouwt voort op de vorige:

Dashboard

Beheerder → Dashboard

Je startpagina na inloggen. Geeft een overzicht van vandaag: wie er werkt, openstaande mededelingen en snelkoppelingen naar de belangrijkste taken. Gekleurde badges op menu-items (bijv. bij Klok, Claims, Ruilverzoeken) betekenen dat er iets op je actie wacht — dat is altijd de snelste manier om te zien wat aandacht nodig heeft.

Medewerkers

Personeel → Medewerkers

Hier beheer je iedereen die voor het bedrijf werkt: naam, contactgegevens, personeelsnummer + pincode (voor de klok), uurloon, contracturen per week, geboortedatum en aan welke afdeling(en) en functie(s) iemand gekoppeld is. Een medewerker kan aan meerdere afdelingen gekoppeld zijn.

Vanuit deze pagina open je ook het account: bij het aanmaken krijgt een medewerker een e-mail om zijn/haar account te activeren en een wachtwoord in te stellen.

Afdelingen & functies

Personeel → Afdelingen

Een afdeling is bijvoorbeeld Bediening, Keuken of Bar. Binnen elke afdeling maak je functies aan (bijv. Manager, Ervaren, Nieuw) met een volgorde van senior naar junior. Die volgorde bepaalt de standaardfunctie voor nieuwe medewerkers en wordt gebruikt door de roostermotor.

Je kunt opvulregels instellen: welke functie een dienst van een andere functie mag overnemen als er niemand van de vereiste functie beschikbaar is (bijv. een Bar Manager mag een Bartender-dienst opvullen). Dit voorkomt dat diensten onbezet blijven puur omdat de exacte functie ontbreekt.

Uren

Overzicht → Uren

Dagoverzicht met de klokstatus per geplande dienst: wie is ingeklokt, wie te laat, wie nog niet uitgeklokt. Je ziet hier ook extra (ongeplande) klokregistraties en kunt handmatig een urenregistratie toevoegen of corrigeren.

Klok & kiosk

Overzicht → Klok · Beheer → Instellingen → Klokpaal

Medewerkers klokken in en uit op een gedeeld toestel (tablet/pc bij de ingang) via personeelsnummer + pincode — dit heet de kiosk. Om de kiosk te koppelen:

1. Ga naar Instellingen → Klokpaal (kiosk) en kopieer de kiosk-token.
2. Open /clock op het kioskapparaat en plak de token bij het instellen.
3. Het toestel onthoudt de token; medewerkers hoeven daarna alleen nog hun personeelsnummer + pincode in te voeren.

Als je hebt toegestaan dat bepaalde medewerkers collega's mogen in-/uitklokken vanaf hun eigen account (zonder kiosk), regel je dat via de rechten op de medewerker.

Optioneel stel je uitklok-velden in (bijv. pauzeduur, maaltijdvergoeding met prijs) — die verschijnen als korte vragen op het moment dat iemand uitklokt, en de antwoorden komen terug in de rapporten en exports.

Checklists

Overzicht → Checklists

Maak terugkerende taken (openen, sluiten, HACCP-rondes) en wijs ze toe aan medewerkers of functies. Voltooiing is zichtbaar per medewerker, zodat je kunt zien wat wel en niet is afgevinkt.

Rapporten

Overzicht → Rapporten

Kies een maand of een eigen periode voor een overzicht van gewerkte vs. geroosterde uren, loonkosten en no-shows, plus een tabel per medewerker met afwijking t.o.v. contracturen. Exporteer als PDF of Excel, of gebruik de Nederlandse loonexport (personeelsnummer, brutoloon, maaltijdvergoeding e.d.) om over te dragen aan je loonadministratie.

Rooster bouwen

Rooster → Rooster

De weekweergave waarin je het rooster samenstelt: sleep medewerkers naar diensten, of laat een dienst leeg staan om later in te vullen. Praktische knoppen in de actiebalk:

• Kopieer vorige week — snel een basis neerzetten voor een nieuwe week.
• Publiceren — maakt het rooster zichtbaar voor medewerkers (pas dan krijgen zij een melding).
• Briefing per dienst — een korte notitie bij een specifieke dienst, zichtbaar voor de ingeroosterde medewerker(en).
• Exporteren — als PDF (om op te hangen/printen) of Excel.

Gepubliceerde weken vind je terug onder Rooster → Gepubliceerd.

Vaste diensten (templates)

Rooster → Vaste diensten

Een sjabloon is een herbruikbare weekindeling — welke diensten er op welke dag met welke bezetting terugkomen. Pas het sjabloon toe op een week om die week direct te vullen met de standaardstructuur. Met een hoger abonnement kun je meerdere sjabloongroepen (bijv. "Zomer" en "Winter") beheren en tussen seizoenen wisselen.

Diensten

Rooster → Diensten

Hier definieer je de diensttypes zelf: naam, start- en eindtijd, en welke afdeling erbij hoort. Een dienst die na middernacht eindigt (bijv. een sluitdienst) wordt automatisch als "nachtdienst" herkend zodat de rusttijdregel er correct mee rekent.

Roostermotor (automatisch invullen)

Rooster → Roostermotor

Laat het systeem lege diensten automatisch invullen op basis van beschikbaarheid, contracturen, eerlijke verdeling van uren en de opvulregels tussen functies. De pagina zelf legt de volgorde van afwegingen (wie krijgt voorrang bij een dienst) in detail uit.

In Instellingen kun je optioneel automatisch rooster aanzetten: dan genereert het systeem zelf een concept-rooster op een vast moment per week, dat je vervolgens controleert en publiceert.

Mededelingen, chat & logboek

Communicatie → Mededelingen · Chat · Logboek

• Mededelingen — bedrijfsbreed bericht op het dashboard van elke medewerker.
• Chat — kanalen tussen medewerkers en beheerders; uit te zetten per bedrijf.
• Logboek — een doorlopend logboek voor dagelijkse aantekeningen (bijv. overdracht tussen shifts).

Claims, ruilverzoeken, urencorrecties & vakantie

Verzoeken → Claims · Ruilverzoeken · Uren correcties · Vakantieverzoeken

Alles wat een medewerker indient en waar een beslissing van jou (of een gemachtigde teamleider) voor nodig is, komt hier samen — met badges op het menu zodra er iets openstaat:

• Claims — een medewerker meldt zich voor een openstaande, gepubliceerde dienst.
• Ruilverzoeken — dienstruil tussen twee medewerkers, of een open ruil/overname waar iedereen op kan reageren.
• Uren correcties — een medewerker vraagt een aanpassing van een klokregistratie aan.
• Vakantieverzoeken — goedkeuren of afwijzen, met optionele notitie.

Onder Instellingen → Ruilverzoeken stel je in wie ruilverzoeken mag goedkeuren — dat kun je ook aan teamleiders delegeren (zij zien dan een Goedkeuringen-tab in hun eigen account).

Instellingen

Beheer → Instellingen

De centrale plek voor bedrijfsbrede configuratie, opgedeeld in secties:

• Meldingen — welke automatische e-mails/pushmeldingen actief staan.
• Roostermotor — parameters voor automatisch invullen.
• Roosterritme — het standaardritme waarin je roostert.
• Beschikbaarheidsherinnering — wekelijkse herinnering aan medewerkers.
• Dienstherinnering — dagelijkse herinnering over de dienst die dag.
• Automatisch rooster — concept-rooster op een vaste dag/tijd.
• Automatisch aanbieden — medewerkers automatisch waarschuwen bij een onbezette gepubliceerde dienst.
• Functies — chat en vakantiemodule per bedrijf aan- of uitzetten.
• Ruilverzoeken — wie goedkeuringsrechten heeft.
• Klokpaal (kiosk) — de token voor het kioskapparaat.
• Account & Taal — eigen gegevens en NL/EN-weergave.

Ondersteuning

Beheer → Ondersteuning

Vragen of problemen? Dien ze hier in. Als de chatbot-assistent voor beheerders is ingeschakeld voor je bedrijf, vind je die als los widgetje rechtsonder in beeld — hij kan meteen in je eigen gegevens (medewerkers, rooster, uren) opzoeken wat je vraagt.

Snel starten

Vandaag

Tab: Vandaag

Je startscherm: je eerstvolgende dienst, actuele mededelingen en eventueel openstaande checklist-taken in één oogopslag.

Rooster

Tab: Rooster

Je eigen (gepubliceerde) diensten per week. Nog niet-gepubliceerde roosters zie je niet — pas na publicatie door de beheerder wordt een dienst zichtbaar en telt hij mee.

Onder de rooster-instellingen kun je een persoonlijke kalenderlink (iCal) kopiëren en toevoegen aan Google Agenda, Apple Agenda of Outlook — je rooster verschijnt dan automatisch in je eigen agenda-app en werkt bij zodra er iets wijzigt.

Beschikbaarheid

Tab: Beschikbaar

Geef per week aan wanneer je kunt werken. Er is een standaardbeschikbaarheid die elke week terugkomt, en je kunt die per specifieke week overschrijven (bijv. rond een tandartsafspraak of vakantie) zonder je standaardpatroon kwijt te raken.

• Het sterretje op een dag geeft een voorkeursdag aan.
• Het potloodje opent een notitieveld en/of een voorkeursdienst voor die dag.

Checklist

Tab: Checklist

Taken die aan jou (of jouw functie) zijn toegewezen, bijvoorbeeld voor het openen of sluiten van de zaak. Vink af zodra iets is gedaan.

Meer

Tab: Meer

• Chat — berichten met collega's en beheerders (indien ingeschakeld).
• Vakantie — vakantie aanvragen en de status van eerdere aanvragen bekijken.
• Aanvragen — dienst ruilen met een collega, een open ruil aanbieden, of een openstaande dienst overnemen.
• Uren — je gewerkte uren per periode, en het indienen van een correctie.
• Goedkeuringen — alleen zichtbaar als je gemachtigd bent verzoeken van anderen goed te keuren.
• Collega's in-/uitklokken — alleen zichtbaar met de juiste rechten.
• Instellingen — meldingsvoorkeuren, pushmeldingen aan/uit, en de taal van de app.

Inklokken

Gedeeld toestel: /clock

Klokken doe je niet in de app op je eigen telefoon, maar op het gedeelde kioskapparaat bij de zaak: voer je personeelsnummer en pincode in om in of uit te klokken. Vraag je beheerder naar je personeelsnummer/pincode als je die nog niet hebt. Heeft je zaak een uitklok-vraag ingesteld (bijv. pauzeduur of maaltijdvergoeding), beantwoord die dan kort op het scherm bij het uitklokken.